Gestión Pública

7 Errores comunes en Capacitación que comenten las instituciones públicas por José de la Roca

  1. Mala praxis del diagnóstico de necesidades de capacitación. (DNC)
    La suposición es la madre de todas las desgracias, y  simplemente suponer que conocemos las necesidades de capacitación de nuestro público objetivo es una de los errores más comunes. La alta rotación en entidades públicas, las reformas del ordenamiento estatal, entre otras causales,  conllevan a que nuestras suposiciones sean meras inducciones, que si bien, pueden ser acertadas en algunos aspectos, también es cierto que en otros no lo son.Por lo tanto, requerimos una experticia en el manejo de la anamnesis, técnicas de abordaje en función al medio en el cual se encuentre el diagnosticado, la herramienta a utilizar, el tiempo, etc.; es decir; necesitamos utilizar herramientas que sistematicen nuestro levantamiento de información y que esta, se encuentre ordenada y segmentada.Solución: Realizar un diagnóstico de necesidades, acorde con su realidad institucional. Esto conllevara a conocer mejor a su personal desde una perspectiva objetiva y funcional. La data recabada puede ayudar a la toma de decisiones no solo en la capacitación sino en reformas de las áreas,

 

  1. Discordancia entre la temática y la necesidad real
    Un TDR- Término de Referencia inexacto o equivoco trae consecuencias irreversibles en la ejecución de la capacitación. Ya que se ejecuta un tema que no era el solicitado ni el necesario en ese momento.Aunque parezca mentira, este caso no es poco frecuente. La falta de comunicación entre el área encargada de la capacitación con el área usuaria produce en algunas ocasiones estos impases.Solución: Capacitar al personal en la elaboración eficiente de sus TDR eliminara este error frecuente, pudiendo ser así, la actividad de capacitación de ayuda importante para el personal del área usuaria.
  1. Desproporcionalidad entre las horas de capacitación y la metas establecidas
    Por la búsqueda del ahorro, las instituciones muchas veces hemos perdido más de lo que pensábamos ganar. Cinco o diez horas de capacitación son insuficientes para perfeccionar los conceptos o procedimientos en nuestro equipo de trabajo. La capacitación ha de ser justa en la medida exacta y a la vez también ser complementada con herramientas tales como los rol playing, los workshops.
    Solución: Establecer metas reales de capacitación en su dimensión de tiempo y alcance,  es imprescindible. El programar una acción de capacitación dentro de una currícula anual promete sin duda resultados mucho más favorables que acciones de capacitación aisladas. Además, los directivos, requieren ser alimentados por las datas recogidas de las capacitaciones, para que puedan tomar decisiones a nivel del recurso humano, a fin de promover el logro de los objetivos institucionales de la entidad.
  1. Masificación de la capacitación
    La masificación es la agregación de participantes innecesarios a la capacitación. Es aglomerar más personal con la feliz idea de creer aprovechar al máximo la capacitación en cuestión. Nada menos cierto. La pérdida de las horas-hombre de los nuevos agregados se producirá de manera indefectible, esto debido a su desorientación en el tema, ya que al ser principiantes en la capacitación en marras, necesitarían una capacitación preliminar para poder igualar su nivel al del público objetivo, lo cual retrasaría a estos que sí conocen el tema de capacitación. Resultado: el público objetivo se siente inconforme con el pobre nivel de la capacitación o las interrupciones de los recién agregados. Y los participantes agregados se sienten molestos porque no entienden el tema a tratar y pierden horas de trabajo en sus respectivos puestos.Solución: El principio “menos es más” grafica nuestra medida correctiva ante estas situaciones. Reducir el público asistente a solo el necesario (público objetivo) acrecentara las posibilidades de aprendizaje de cada uno de los participantes, con lo cual cumpliremos el objetivo de nuestra acción de capacitación, sin perjudicar a nadie por ello.
  2. La no ejecución del presupuesto designado.
    Increíble pero cierto. Perdemos incontables oportunidades de efectivizar la labor de nuestro recurso humano, simplemente por no ejecutar un presupuesto que se encuentra destinado para dicho objetivo. En Noviembre y Diciembre, estando ad portas de cerrar el año presupuestal, las instituciones tratan de ejecutar el presupuesto de capacitación, ejecutando ,muchas veces, actividades de capacitación innecesarias y dejando de lado temas básicos que su institución requiere, simplemente por falta de planificación.Un estudio de Price Waterhouse Coopers (PWC) a nivel Latinoamérica, ha arrojado que en las instituciones gastan 520% más por no capacitar a su personal. ¿Por qué? Porque su equipo humano no cuenta con los conocimientos o las facultades para efectivizar todos los software, los sistemas y los procedimientos que muchas veces se trasuntan desde la administración central nacional hacia las regionales y locales. La ralentización, las horas e insumos perdidos son efecto de una mala o ausente capacitación.Solución: Planifique su capacitación. De no contar con el tiempo necesario, debido a actividades más estratégicas de su área, tercerice la planificación y la acción de capacitación. No pierda presupuesto. No devuelva dinero que podría ser utilizado en favor de su institución. 
  1. Inasistencia del público objetivo.
    Mala comunicación o comunicación inefectiva, falta de compromiso del capacitando, incoherencia del tema a capacitar, son entre otras múltiples factores que desencadenan este escenario.Solución: Elabórese un compromiso de capacitación en el cual se deje en conocimiento del empleado, acerca de los beneficios, así como de las penalidades al empleado por no asistir. De esta manera también se debe consignar que es requisito de la capacitación, el aprovechamiento óptimo (con nota aprobatoria) del curso o taller. De no obtener la nota mínima aprobatoria, deberá usted determinar que penalidades corresponden.
  2. Elección de proveedor en base al precio
    “Si la educación es cara, prueba con la ignorancia” decía Derek Bok, Past president de la Universidad de Harvard. Así pues, una educación basada simplemente en el criterio del ahorro de dinero y que obvie, sin reparo alguno, la búsqueda de óptima calidad, la efectividad de la labor capacitadora, la idoneidad de la metodología, la satisfacción del servicio por parte del área usuaria, etc., llevaran a un inminente fracaso nuestra acción de capacitación. El viejo refrán dice “lo barato sale caro”, pero la verdad es más esclarecedora: perderemos presupuesto y horas-hombre en acciones inútiles mientras creemos cumplidos, objetivos aún muy lejos concluir. Es ahí donde las bolas de nieves nacen. En las suposiciones.Solución: Pregúntese lo siguiente: “Si la institución  A y la institución  B ofrecen el mismo servicio ¿Por qué A cuesta más que B?” Elija calidad antes que precio. Efectivice su presupuesto y no cumpla simplemente por cumplir. No es mejor funcionario quien gaste menos presupuesto, sino quien genere más resultados. Autor: José de la Roca (Gerente INEDI Posgrados)

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